Proceso de Innovación 8 ¿Cómo implementamos con éxito la innovación?

Desarrollar un proyecto de innovación conlleva múltiples desafío. Hay un desafío tecnológico, puesto que muchos proyectos requerirán investigar y desarrollar nuevas tecnologías, productos o servicios, y/o procesos, lo cual conlleva un riesgo tecnológico. Hay, en algunos casos, un desafío organizacional, pues la innovación producirá, o requiere que se produzca, cambios en la manera de organizarse, en la estructura o en los procesos de la organización, y las organizaciones tienden a resistir los cambios. Hay un desafío de mercado, debido a la incerteza de la aceptación que tendrá lo nuevo, y la necesidad de darlo a conocer.

Todo lo anterior genera un desafío de gestión. Al ser la tecnología, los requerimientos organizacionales, el mercado y todo lo demás esencialmente difuso, los planes del proyecto serán necesariamente inciertos, y los productos del proyecto, el plan de actividades y los recursos requeridos, dependerán de los resultados de la creatividad, del diseño, de los prototipos, pilotos y pruebas que se realicen. Frente a esta situación, algunos tienden a no planificar, o a abandonar la planificación al primer desvío o, por el contrario, a planificar con exceso de detalle y controlar estrictamente el cumplimiento de estos planes. Ninguno de ambos extremos ayuda al éxito del proyecto. 

La decisión de lanzar un proyecto es, antes que una decisión financiera, una decisión estratégica, basada no solo en disponer de los recursos requeridos, sino que también en los riesgos que la organización está en condiciones de asumir, el potencial de la oportunidad que se abordará, y el plazo en el cual podrá generar valor. 

Antes de lanzar un proyecto, la organización debe asegurarse que dispondrá de los recursos necesarios, considerando las estimaciones iniciales de costos y riesgos. La decisión de desarrollar el proyecto debe comprometer los recursos requeridos, sean personas, recursos financieros y otros activos de la organización.

Los proyectos de innovación, en atención a sus características especiales, deben gestionarse de manera distinta, sin que ello signifique que el proyecto de innovación no deba estar bajo control todo el tiempo. 

El desarrollo de proyectos de innovación requiere realizar dos actividades básicas. La primera es gestionar el proyecto, con el objetivo de contar en todo momento con planes actualizados. La segunda es desarrollar los productos del proyecto, siguiendo los planes vigentes. 

Gestionar el proyecto significa saber en todo momento en que se encuentra el proyecto y hacia dónde va, y tener la flexibilidad para cambiar el rumbo, explorar alternativas y admitir errores. Para ello se requiere contar en todo momento con planes actualizados que permitan que el proyecto se encuentre permanentemente en un ambiente controlado, sin que esto signifique que el plan es inamovible e inflexible.

Desarrollar los productos del proyecto, sea este un nuevo producto, un servicio, proceso, modelo de negocios, mercado o lo que sea, es una actividad, o serie de actividades, eminentemente técnicas, propia de alguna rama de la ingeniería, la ciencia o la técnica, o de una combinación de ellas. La mayoría de los proyectos requieren una coordinación entre varias personas que estarán desarrollando distintas partes o subproductos de un producto final. El plan de producto es el que permite lograr esta coordinación, de manera que el trabajo colaborativo se oriente hacia un objetivo común.

Gestionar el proyecto y desarrollar sus productos son, especialmente en proyectos de innovación, conjuntos complejos de actividades iterativas que se retroalimentan entre ellas, que requieren un conjunto metodológico coherente para lograr resultados exitosos.

Como metodología para el desarrollo técnico del proyecto, se recomienda usar SCRUM, metodología ágil de desarrollo de productos, ampliamente utilizada y altamente estructurada. 

Los requerimientos del nuevo producto se mantienen en el Backlog, priorizado por su valor para el negocio. Estos requerimientos se producen en iteraciones de tiempo fijo, al cabo de las cuales se tiene un producto liberable. Esta metodología enfatiza la entrega continua de nuevas versiones del producto. 

En proyectos de innovación, las iteraciones pueden consistir en diseños, prototipos, pilotos, pruebas y producción, avanzando paulatinamente en el desarrollo del producto final.

Cada iteración implica un punto de control del proyecto, en el cual se decide su continuación o detenerlo, donde validan los cambios de estrategia, planes, costos y funcionalidad. El proyecto se enfoca como un proceso de aprendizaje, que va entregando en forma constante nuevo conocimiento sobre la innovación en desarrollo.

Para la gestión del proyecto, se recomienda la metodología PRINCE (Projects IN a Controlled Environments), por su orientación al proceso y enfoque en los productos. PRINCE es marca registrada de OGC (Office of Government Commerce) del gobierno Británico, y posee organismos encargados de su desarrollo, divulgación y certificación (www.prince2.com). 

PRINCE ofrece una guía no propietaria de mejores prácticas en gestión de proyecto. No obstante que el método fue originalmente desarrollado para proyectos de tecnologías de información, ha sido aplicado en muchos proyectos no relacionados con Tecnologías de Información. 

PRINCE es una metodología basado en procesos, que considera todos los aspectos de la gestión de proyectos en forma estructurada. El siguiente diagrama presenta en forma resumida los procesos de esta metodología.

Los principios fundamentales en que se basa la metodología PRINCE, aplicables a la gestión de proyectos de innovación, son:

• El proyecto es dirigido por el Caso de Negocios, que describe la justificación del proyecto y los resultados del proyecto, es revisado regularmente en conjunto con el progreso del proyecto para asegurar los objetivos de negocios. 
• La metodología define una estructura organizacional específica para la gestión del proyecto, independiente de las especialidades y procesos propios de éste. Los diversos roles y responsabilidades para gestionar el proyecto son descritos y adaptados al tamaño y complejidad del proyecto. 
• La planificación de proyectos es basada en productos, esto significa que los planes se focalizan en entregar resultados y no simplemente en planificar las diversas actividades que deberán realizarse en el proyecto. 
• Los proyectos normalmente se salen de control debido a que durante su desarrollo hay problemas y se produce la necesidad de realizar cambios, los que requieren ser adecuadamente gestionados. La metodología establece los procedimientos para la captura, análisis y resolución de los problemas y cambios que aparecen durante la vida del proyecto, evitando que ellos tornen el proyecto fuera de control. 
• Énfasis en dividir el proyecto en etapas gestionables y controlables. El método describe como un proyecto se divide en etapas, permitiendo una gestión efectiva, control eficiente y monitoreo del progreso a través del proyecto. 
• La metodología se define en base a procesos y roles, y permite que estos se adapten a las características propias de cada proyecto, o del momento específico de un proyecto. 

La estructuración del proyecto en fases gestionables, con puntos de control y decisión intermedios, procedimiento establecido para el cambio de los planes, y la planificación basada en productos, son características comunes que permiten la integración entre SCRUM y PRINCE y las hacen especialmente adecuadas para los proyectos de innovación.


Este artículo es parte de una serie de artículos sobre el proceso de innovación. Los artículos anteriores son:
Proceso de Innovación 1 ¿Cómo focalizarnos en un desafío de innovación?
Proceso de Innovación 2. ¿Cómo convocar a la búsqueda de ideas?
Proceso de Innovación 3 ¿Cómo generar ideas creativas?
Proceso de Innovación 4 ¿Cómo seleccionar ideas con potencial?
Proceso de Innovación 5 ¿Cómo diseñar una solución innovadora?
Proceso de Innovación 6 ¿Cuál es la mejor estrategia de implementación?
Proceso de Innovación 7 ¿Cómo manejar el flujo de la innovación?