Liderar el Cambio con Creatividad

Hemos conversado, más de una vez, sobre lo difícil que es lograr que las personas que son impactadas por los proyectos, apoyen decididamente el cambio que estos proyectos requieren. Este es un gran desafío de los proyectos.

Este artículo es acerca de la gestión del cambio, esto es, cómo ayudar a las personas a vencer sus resistencias, naturales y entendibles, al cambio, y cómo la resistencia al cambio se vence haciéndo que las personas participen en el proyecto.

Se describe un método para gestionar las resistencias al cambio, usando técnicas de Creatividad Colaborativa, y se describe una técnica muy eficaz y divertida denominada Superpoderes.

Espero que su lectura los motive a liderar sus procesos de cambio con creatividad.

“El gran secreto de la vida es  que no hay ningún gran secreto. Sea cual sea tu objetivo, lo puede lograr si estás dispuesto a trabajar”

Oprah Winfrey

Molestar-lo-menos-posible

Muchos gerentes de proyectos aplican la estrategia molestar-lo-menos-posible con las personas que luego usarán y serán impactados por el resultado de su proyecto. Se argumenta que son personas muy ocupadas, que coordinar reuniones toma demasiado tiempo, que es imposible ponerlos a todos de acuerdo y que cuando se les mostró el prototipo, no hicieron observaciones.

Las consecuencias de esta estrategia son bastante predecibles: cuando se va a entregar el resultado del proyecto, aflorarán las incidencias: no se hace así, es impracticable, está mal definido, seguido por un nadie preguntó.

El proyecto se atrasa y sus costos aumentan como consecuencia de las incidencias, hay que aumentar el ritmo de trabajo, disminuyen las instancias de participación ofrecidas, aumentan las resistencias al cambio por parte de las personas.

Esto forma un circuito que va disminuyendo la probabilidad de éxito del proyecto. Cambiar esto requiere cambiar la manera en que el proyecto se relaciona con las personas.

Las personas apoyan aquello que han colaborado en construir

La resistencia al cambio de las personas se vence haciéndolas participar en el proyecto.

Hacer trabajar a las personas que usarán o serán impactados por los resultados del proyecto, para que contribuyan a resolver desafíos o problemas reales y relevantes del proyecto, las transforma de usuarios distantes a colaboradores comprometidos.

De esta manera, cuando se entregan los resultados del proyecto para poner en marcha la-nueva-manera-de-trabajar, las personas que hayan contribuido en él, serán sus principales defensoras.

Resistencias al cambio

La resistencia al cambio de las personas se produce

• por no saber en qué consiste, para qué se realiza y cuál es su impacto,
• por no poder, esto es, no tener las habilidades requeridas; y
• por no querer, pues consideran que no les conviene o que las obliga a moverse fuera de su zona de comodidad

El siguiente es nuestro método para gestionar las resistencias al cambio:

• Comunicar a las personas qué y por qué se realiza el proyecto, venciendo la resistencia del no saber
• Plantearles un desafío real, relevante y actual, del proyecto,
• Pedirles que generen ideas y soluciones, aplicando técnicas de Creatividad Colaborativa
• Enseñarles a comunicar y a hacer participar a las personas a su cargo, para que refuercen la comunicación y manejen objeciones como desafíos, utilizando técnicas de Creatividad Colaborativa.
• Entregar al equipo de proyecto las ideas y soluciones generadas en las sesiones de Creatividad Colaborativa
• Contar a las personas como ellas fueron creativas y como sus ideas aportaron al proyecto, venciendo la resistencia del no poder

Con este método, se logra que las personas apoyen el cambio, porque aportaron a construirlo, venciendo la resistencia del no querer.

Estamos convencidos que

• Todas las personas pueden, y de hecho son, inmensamente creativas
• La creatividad es fuertemente impulsada cuando se desarrolla en forma colaborativa
• Las personas apoyan aquello que ayudaron a construir
• El método permite focalizar la creatividad en aquello que es importante para la organización

Súper poderes

Esta es una técnica de Creatividad Colaborativa que invita a los participantes a generar ideas imaginando que poseen súper poderes, que pueden usar para hacer que las personas participen en el proyecto.

Participantes

• Equipos de 5 a 7 personas
• Hasta 4 equipo por sesión, a cargo de un facilitador

Duración

• 20 a 30 minutos

Desarrollo

• Pida a cada participante que, en silencio y en forma individual, imagine qué ahora tiene súper poderes, que es Superman, La Chica Maravilla o uno de los cuatro fantásticos.
• Deles 5 minutos para que cada persona escriba 2 o 3 ideas de cómo solucionaría el problema planteado, usando sus súper poderes.
• Cuando todos hayan terminado, dígales que tienen 10 minutos trabajando en su grupo, en los cuales deben inspirarse en las idea-con-súper-poderes, para generar ideas factibles (que no requieran súper poderes).
• Sugiera a los participantes identificar el súper poder que genera la solución. Por ejemplo: en la idea “llevar volando la orden de producción a la fábrica”, el atributo es velocidad, luego, la idea podría ser "enviar las ordenes de producción, usando transmisiones electrónicas".

 Sugerencias

•  Anime a los participantes a divertirse, a ser lúdicos, por ejemplo, presentando sus ideas con un dibujos del Súper Héroe.
•  Aplique esta técnica cuando observe que existen muchas restricciones de costos, burocráticas, culturales o físicas.

Esta técnica es muy útil para generar ideas de mejoramiento de procesos, pues permite a los participantes pensar que todo puede ser radicalmente mejor. 

3 ideas para usar Creatividad Colaborativa

Si su desafío es desarrollar canales alternativos de venta o distribución, pida a sus vendedores, bodegueros, choferes y otros que trabajan en la distribución actual, que participen en sesiones de generación de ideas. Se sorprenderá cómo aparecen ideas más innovadoras que hacer una tienda web.

Si su desafío es lograr que sus socios de negocios incorporen un nuevo sistema de trabajo que está desarrollando, pídales que participen en sesiones de solución de problemas reales y relevantes del proyecto. Se sorprenderá como terminarán siendo los mayores defensores del nuevo sistema.

Si su desafío es mejorar el desempeño de un proceso, pida a quienes trabajan en el que generen ideas de mejoramiento. Se sorprenderá como surgen mejoramientos de 10 a 1 en disminución de costos o en mayor eficacia en resultados.